Tổ chức sự kiện cần làm những gì để thành công

Thành công việc tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp là điều bắt buộc, bởi việc tổ chức sự kiện là phương tiện truyền thông của doanh nghiệp, là công cụ đưa hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng. Vậy tổ chức sự kiện cần làm những gì để thành công?

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc đầu tiên cần phải làm chính là lên kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất để mọi việc tiếp theo được thuận lợi. 

- Thứ tự các công việc cần chuẩn bị.

- Danh sách nhân viên thực hiện       .

- Phân chia công việc theo năng lực nổi trội.

- Đặt timeline cho từng đầu việc...

Trong khi chuẩn bị cần bám sát bản kế hoạch đã đề ra, tuy nhiên cũng cần dựa vào thực tế để điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế nhất. Trong đó, những nội dung trong bản kế hoạch bao gồm:

- Mục đích, ý nghĩa của sự kiện.

- Lên danh sách khách mời.

- Ngày giờ tổ chức.

- Địa điểm tổ chức.

Sau khi đã xác định được các yếu tố chính, những vấn đề phía sau sẽ dựa vào đây để tiến hành thực hiện.

Giấy mời

Giấy mời là ấn phẩm không thể thiếu trong sự kiện. Giấy mời thể hiện sự trịnh trọng của sự kiện và người được mời cảm giác được sự trân trọng. Giấy mời nên được thiết kế theo phong cách đơn giản không nên màu mè. Và thiệp mời nên có đầy đủ các nội dung bắt buộc sau:

- Ngày giờ tổ chức.

- Địa điểm tổ chức.

- Mục đích của buổi lễ.

- Những lợi ích mà khách mời nhận được trong sự kiện.

- Yêu cầu về trang phục (nếu cần).

- Mời thân nhân khách mời (nếu cần).

Trang trí hội trường

Trước khi buổi lễ diễn ra khoảng 1h thì việc trang trí hội trường cần phải thực hiện xong. Trang chủ theo chủ đề đã được lên trước, sao cho màu sắc được trang nhã nhất. 

- Sân khấu: Rèm trang trí, bachkgrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thảm trải sàn.

- Không gian chung: banner hoặc đèn điện trang trí.

- Cửa ra vào: Cổng hơi hoặc banrol về sự kiện...

Nhân sự cho buổi lễ

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất trong các sự kiện. Bạn cần sắp xếp đủ các nhân sự sau để đảm bảo đủ nhân sự cho chương trình:

- Lễ tân phục vụ chương trình.

- MC điều hành chương trình.

- Đội ngũ hỗ trợ sân khấu.

- Đội ngũ hậu cần...

Nếu như công việc bạn quá bận rộn, bạn có thể thuê dịch vụ tổ chức sự kiện tại đây, đơn vị này sẽ lo quản lý nhân sự giúp bạn, tránh tình trạng thiếu nhân sự. 

=> Có thể bạn quan tâm: cách lựa chọn công ty tổ chức sự kiện

Chuẩn bị đạo cụ tiến hành trong sự kiện

Tùy vào quy mô cũng như hoạt động diễn ra trong sự kiện mà bạn cần phải chuẩn bị những đạo cụ sau:

- Trang phục đồng bộ cho PG (Nếu có bộ phận PG).

- Hoa cài áo khách.

- Tập san về doanh nghiệp cho khách.

- Máy chiếu trình chiếu video của doanh nghiệp.

- Đạo cụ tổ chức game trong chương trình.

- Nước, đồ ăn nhẹ cho khách.

- Ly và rượu sam-panh khai tiệc…

Tiệc chiêu đãi

Tiệc chiêu đãi là phần được mong chờ nhất trong buổi sự kiện, thường vào cuối buổi khi khách mời tham dự có phần hơi mệt. Do đó tiệc cũng nên bao gồm các món thanh đạm, đơn giản dễ ăn. 

Tổ chức sự kiện bao gồm những công việc căn bản trên, việc chuẩn bị chu đáo kỹ lưỡng sẽ đem lại thành công nhất định cho chương trình.