Hướng dẫn lên ý tưởng cho chương trình sự kiện

"Ý tưởng" là linh hồn của sự kiện. Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong công tác tổ chức sự kiện. Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt, có tính sáng tạo độc đáo, mới lạ, ấn tượng và thu hút mọi ánh nhìn của khách hàng. 

Vì vậy, người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần hiểu rõ được ý nghĩa và mục đích tổ chức. Để từ đó hình thành các ý tưởng tốt và chất lượng. 

Với kinh nghiệm gần 20 năm tổ chức sự kiện, Đại Lâm event - Công ty tổ chức lễ động thổ trọn gói - sẽ gợi ý cho bạn các bước quan trọng khi phát triển ý tưởng cho sự kiện.

Xem thêm: Ý tưởng tổ chức lễ khai trương

1. HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG SỰ KIỆN

Công cụ hữu ích nhất để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện cho riêng mình là mô hình 5Ws. 5Ws là tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng được viết bằng tiếng Anh với chữ cái đầu tiên là W. Và mỗi nhà tổ chức sự kiện đều cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện được hoàn chỉnh nhất. 

Các câu hỏi đó bao gồm: Why, Who, When, Where và What?

WHY: Tại sao sự kiện được tổ chức?

Để sự kiện được tổ chức thì cần phải có những lý do thuyết phục nhất để xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của sự kiện đó. Đây là câu hỏi để nhà tổ chức sự kiện xác định được loại hình sự kiện được tổ chức. 

Để có thể nâng cao sự hiểu biết về nền văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty đối với ánh nhìn của khách hàng. Tăng doanh thu cho công ty. Thúc đẩy một chương trình cộng đồng.  Để tạo ra một sự kiện mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện quần chúng. Để thu hút nhiều hơn số lượng khách biết đến công ty hay doanh nghiệp của mình.

Khi nhà tổ chức sự kiện làm rõ được lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu sự kiện. Nhiệm vụ này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. 

Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

 

WHO: Những ai liên quan đến sự kiện này?

Đối với những bên liên quan bên trong doanh nghiệp như Ban lãnh đạo, Ban giám đốc, các nhà tài trợ và các đối tác liên quan.

Đối với những người liên quan bên ngoài đó chính là truyền thông và khách hàng.

Xác định rõ điều này sẽ là cơ sở để vận động tài trợ đối với bên trợ. Bởi vì, các nhà tài trợ họ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện và khách hàng mục tiêu của họ là ai? Và sản phẩm của họ có được chào đón ngoài thị trường hay không?.

 

WHEN: Sự kiện sẽ diễn ra khi nào?

Đây là câu hỏi mà bắt buộc doanh nghiệp và bên tổ chức sự kiện phải nắm rõ để hai bên xác định được: có đủ thời gian để nghiên cứu và lên kế hoạch cho ý tưởng sự kiện không?

• Việc xác định thời gian có phù hợp với nhu cầu của khách hàng không?

• Thời gian lựa chọn có bị trùng với những sự kiện khác không?
• Thời tiết trong thời gian tổ chức sự kiện như thế nào?

Đặc biệt, khi tổ chức sự kiện ngoài trời, thì thời gian để sự kiện được diễn ra rất quan trọng. Vì thế, cần phải cập nhật thông tin về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện và chuẩn bị những phương án dự phòng phù hợp nhất.

 

WHERE: Sự kiện được tổ chức ở đâu?

Việc chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện hay địa điểm thiết kế sân khấu đều phải cân bằng tốt nhất giữa nhu cầu của doanh nghiệp, và sự tiện lợi cho khách hàng. Đầu tiên đó là yếu tố dễ dàng di chuyển đến vị trí tổ chức và chi phí phải tối ưu nhất.

Thông thường, ấn tượng của khách về điểm đến của doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí sự kiện.

Do đó, tùy theo mục đích của sự kiện là gì, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. 

 

WHAT: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện?

Trước hết, mỗi một sự kiện hay chương trình đều phải có tên. Tên sự kiện sẽ xuyên suốt từ khi sự kiện bắt đầu cho đến khi kết thúc. Tên sự kiện có vai trò quan trọng đối với sự kiện, đó là yếu tố để khách hàng nhận biết và nhớ về sự kiện đó.

Có thể đặt tên cho sự kiện theo nhiều cách khác nhau. Tùy theo mục đích của doanh nghiệp đối với sự kiện đó là gì? Như tên gắn với mục đích sự kiện diễn ra, tên gắn với địa danh nơi sự kiện tổ chức, tên gắn với nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải cho khách hàng, tên gắn với thời gian diễn ra sự kiện, tên gắn kết các hỗn hợp trên.

Và điều quan trọng nữa đó là nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các vấn đề sau khi đặt tên sự kiện:

• Có thể phân biệt được với sự kiện khác không?
• Có sức lôi cuốn không?
• Có dễ nhớ không?
• Có phù hợp với chương trình hay không?
• Có thể sử dụng lại được không?

2. XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định được chủ đề sự kiện là gì?

Sự kiện gồm những hoạt động nào? (hoạt động chính, hoạt động phụ trợ )

Nguồn lực nào cần phải có để có được sự kiện?

Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia và khách tham quan?

Điều này cần phải phối hợp với nhu cầu, sự mong đợi của khách hàng đối với sự kiện.

• Nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng về sự kiện là phải phát hiện ra những nhân tố và nguồn lực đặc trưng.

• Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, hình thành từ não bộ -> viết trên giấy -> mô phỏng 2D & 3D.

Để thực hiện được những điều trên thì trước hết ta phải hiểu được mục đích của khách hàng đối với sự kiện là gì? Để từ đó sẽ triển khai ý tưởng sáng tạo theo hướng đó để tạo ra một chương trình thành công nhất.

Tóm lại, trong giai đoạn hình thành ý tưởng, sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mỗi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan. Mục tiêu giai đoạn này là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiện nhẫn và thời gian.

 

Để hiểu rõ hơn về ý tưởng sáng tạo sự kiện và được tư vấn sâu hơn các bạn hãy liên hệ với chúng tôi: 

Đại Lâm Event - công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên cung cấp các dịch vụ sự kiện trọn gói, bảo hành 100%.

Còn chần chừ gì nữa? Hãy nhấc điện thoại và gọi ngay cho chúng tôi. Tất cả mọi thứ đều miễn phí.

Hotline: 0903 205 559

Email: sales.dailamevent@gmail.com